So verbessern Sie Ihre Schreibfähigkeiten in Business-Englisch

Um herauszufinden, wie man die Schreibfähigkeiten für Geschäftstexte auf Englisch verbessern kann, gibt es eine Reihe wichtiger Punkte zu beachten. Einige sind spezifisch für Englisch, andere spiegeln Schreibfähigkeiten wider, die in der Geschäftswelt auf der ganzen Welt erforderlich sind.

Es gibt einige Geschäftsenglisch-Sätze und -Techniken, die eine Person, die kein Muttersprachler ist, sehr nützlich lernen und verstehen könnte, um ihre Schreibfähigkeiten in Geschäftsenglisch zu verbessern.

Geschäftliche E-Mails

Denken Sie daran, dass der Empfänger Ihrer E-Mail a) eine sehr beschäftigte Person und b) jemand sein wird, der jeden Tag viele E-Mails erhält. Die folgenden Kernpunkte helfen Ihnen, Ihre Schreibfähigkeiten in E-Mails zu verbessern:

• Klar sein
• Sei präzise
• Machen Sie Ihre E-Mails umsetzbar

Denken Sie daran, keine Worte mit einer Begrüßung oder gar einem Kontext zu verschwenden, sondern kommen Sie mit kurzen Sätzen oder Stichpunkten direkt auf den Punkt.

Beginnen Sie mit Ihrer Überschrift oder Ihrem Thema. Beschränken Sie sich auf maximal acht Wörter, um dem Leser zu sagen, worüber Sie schreiben. Zum Beispiel: Meeting at 3.00pm For All. Conference Room. 

Zweitens überlegen Sie, was Sie kommunizieren möchten. Wenn Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, bearbeiten Sie sie vor dem Senden, um sicherzustellen, dass Sie keine Worte verlieren. Beispiel: JP is holding a meeting to discuss sales figures. They are down by 11% over the last month.

Machen Sie deutlich, welche Maßnahmen erforderlich sind, und benennen Sie genau, wer was tun muss. Wenn es einen Link gibt, geben Sie die URL an, verweisen Sie nicht auf eine frühere E-Mail. Denken Sie daran, dass es darum geht, dem Empfänger zu ermöglichen, auf kürzestem Weg zu wissen, was er wissen muss.

Geschäftsbriefe

Einige der gleichen Regeln gelten, aber ein Geschäftsbrief ist eine formellere Art der Kommunikation. Wenn Sie versuchen, Ihre Schreibfähigkeiten in formellen Briefen zu verbessern, wird Ihnen die folgende Anleitung helfen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie dem korrekten englischen Format folgen. Viele Geschäftsleute sind von der alten Schule und legen Wert auf korrekt gestaltete Briefe.

Verwenden Sie Geschäftspapier mit Briefkopf oder schreiben Sie, falls Sie dieses nicht haben, oben rechts Ihre Adresse. Auf Höhe des Endes der Überschrift oder Ihrer Adresse sollten Sie den Namen und die Adresse des Empfängers schreiben. Dies wird auf der linken Seite sein und das Datum darunter haben.

Wenn Sie Ihren Adressaten nicht kennen, sollten Sie den Brief mit Dear Sir or Dear Sir/Madam beginnen. Ein solcher Brief endet mit: Yours faithfully, then your name and signature. Wenn Sie die Person kennen, an die Sie schreiben, können Sie den Brief mit Dear Mrs Smith or Dear Jill beginnen. Da es sich um einen formellen Geschäftsbrief handelt, sollte dieses Formular enden mit: Yours sincerely, then your name and signature.

Der Inhalt des Schreibens sollte förmlich, aber nicht unfreundlich sein. Es sollte am Anfang einen Kontext geben:

‘Dear Sir,

I am writing with reference to your recent request for information regarding changes to transport links in your region.’

Es sollte den Zweck des Schreibens erfüllen:

‘I can confirm that the new railway station will open on December 9th, and that buses on route 62, which pass your office, will stop at the station. It is expected that the new station will increase traffic in the area and your clients may therefore need more time to reach your office, and find parking space.’

Das Schreiben sollte so enden, dass der Empfänger bei Bedarf weitere Informationen einholen kann:

‘I hope that this answers your question. There are more details on our website: www.moretraffic.com and I am happy for you to telephone me at the number above if you have further concerns.’

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Schlüssel zur Verwendung von Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen darin besteht, die Nachricht kurz und auf den Punkt zu bringen. Verschwenden Sie keine Worte, denn die Leute haben weder die Zeit noch die Lust, lange Botschaften zu lesen. Sagen Sie schließlich, was Sie sagen möchten, und hören Sie dann auf.