Comment améliorer vos compétences en rédaction en anglais des affaires

Afin de comprendre comment améliorer les compétences en rédaction commerciale en anglais, il y a un certain nombre de points importants à considérer. Certains sont spécifiques à l'anglais, d'autres reflètent les compétences en écriture requises dans le monde des affaires à travers le monde.

Il existe des phrases et des techniques en anglais des affaires qu'un locuteur non natif pourrait apprendre et comprendre très utilement pour améliorer ses compétences en rédaction en anglais des affaires.

E-mail professionnel

Gardez à l'esprit que le destinataire de votre e-mail sera a) une personne très occupée et b) quelqu'un qui reçoit beaucoup d'e-mails chaque jour. Les points clés suivants vous aideront à améliorer vos compétences en rédaction d'e-mails :

• Être clair
• Être précis
• Rendez vos e-mails exploitables

N'oubliez pas de ne pas gaspiller de mots sur une salutation ou même un contexte, mais allez droit au but avec des phrases courtes ou des puces.

Commencez par votre titre ou votre sujet. Limitez-vous à huit mots ou moins pour dire au lecteur sur quoi vous écrivez. Par exemple: Meeting at 3.00pm For All. Conference Room. 

Deuxièmement, réfléchissez à ce que vous voulez communiquer. Une fois que vous avez rédigé votre e-mail, modifiez-le avant de l'envoyer pour vous assurer de ne pas perdre de mots. Exemple: JP is holding a meeting to discuss sales figures. They are down by 11% over the last month.

Expliquez clairement quelles actions sont requises et précisez qui doit faire quoi. S'il y a un lien, fournissez l'URL, ne faites pas référence à un e-mail précédent. N'oubliez pas qu'il s'agit de donner au destinataire le chemin le plus court possible pour savoir ce qu'il doit savoir.

Lettres commerciales

Certaines des mêmes règles s'appliquent, mais une lettre commerciale est un moyen de communication plus formel. Si vous cherchez à améliorer vos compétences en écriture dans des lettres formelles, les conseils suivants vous aideront.

Tout d'abord, assurez-vous que vous suivez le format anglais correct. Beaucoup d'hommes et de femmes d'affaires sont de la vieille école et apprécient les lettres correctement disposées.

Utilisez du papier à en-tête professionnel ou, si vous n'en avez pas, écrivez votre adresse en haut à droite. Au niveau où se termine le titre ou votre adresse, vous devez écrire le nom et l'adresse du destinataire. Ce sera sur le côté gauche, et aura la date en dessous.

Si vous ne connaissez pas la personne à qui vous écrivez, vous devez commencer la lettre par: Dear Sir or Dear Sir/Madam. Ce genre de lettre se termine par: Yours faithfully, then your name and signature. Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, vous pouvez commencer la lettre par: Dear Mrs Smith or Dear Jill. Comme il s'agit d'une lettre commerciale formelle, ce formulaire doit se terminer par: Yours sincerely, then your name and signature.

Le contenu de la lettre doit être formel, mais pas hostile. Il devrait donner un contexte au début :

‘Dear Sir,

I am writing with reference to your recent request for information regarding changes to transport links in your region.’

Il doit répondre à l'objet de la lettre:

‘I can confirm that the new railway station will open on December 9th, and that buses on route 62, which pass your office, will stop at the station. It is expected that the new station will increase traffic in the area and your clients may therefore need more time to reach your office, and find parking space.’

La lettre doit se terminer de manière à permettre au destinataire de demander plus d'informations si nécessaire:

‘I hope that this answers your question. There are more details on our website: www.moretraffic.com and I am happy for you to telephone me at the number above if you have further concerns.’

Pour résumer, la clé de l'utilisation des compétences en rédaction commerciale est de garder le message court et précis. Ne perdez pas de mots, car les gens n'ont ni le temps ni l'envie de lire de longues missives. Enfin, dites ce que vous voulez dire, puis arrêtez.