Cómo mejorar sus habilidades de escritura en inglés comercial

Al descubrir cómo mejorar las habilidades de escritura para escribir negocios en inglés, hay una serie de puntos importantes a tener en cuenta. Algunos son específicos del inglés, otros reflejan las habilidades de escritura requeridas en los negocios de todo el mundo.

Hay algunas frases y técnicas de inglés comercial que una persona que no es un hablante nativo podría aprender y comprender muy útilmente para mejorar sus habilidades de escritura en inglés comercial.

Correos electrónicos comerciales

Recuerde, el destinatario de su correo electrónico será a) una persona muy ocupada yb) alguien que reciba muchos correos electrónicos cada día. Los siguientes puntos clave lo ayudarán a mejorar sus habilidades de escritura en los correos electrónicos:

• ser claro
• Sé conciso
• Haga que sus correos electrónicos sean accionables

Recuerde no desperdiciar palabras con un saludo o incluso un contexto, vaya directo al grano con oraciones cortas o viñetas.

Comience con su encabezado o tema. Manténgalo en ocho palabras como máximo de una manera que le diga al lector sobre qué está escribiendo. Por ejemplo: Meeting at 3.00pm For All. Conference Room. 

En segundo lugar, piensa en lo que quieres comunicar. Cuando haya escrito su correo electrónico, edítelo antes de enviarlo para asegurarse de que no está desperdiciando palabras. Por ejemplo: JP is holding a meeting to discuss sales figures. They are down by 11% over the last month.

Deje en claro qué acciones se necesitan, nombrando con precisión quién debe hacer qué. Si hay un enlace, proporcione la URL, no haga referencia a un correo electrónico anterior. Recuerda, se trata de permitir que el destinatario sepa lo que necesita saber de la manera más breve posible.

Cartas de negocios

Se aplican algunas de las mismas reglas, pero una carta comercial es una forma más formal de comunicación. Si está buscando cómo mejorar las habilidades de escritura en cartas formales, la siguiente guía lo ayudará.

En primer lugar, asegúrese de seguir el formato de inglés correcto. Muchos hombres y mujeres de negocios son de la vieja escuela y valoran las cartas correctamente diseñadas.

Utilice papel con membrete comercial o, si no tiene, escriba su dirección en la parte superior derecha. A la altura de donde acaba el encabezamiento o tu dirección, deberás escribir el nombre y la dirección del destinatario. Esto estará en el lado izquierdo y tendrá la fecha debajo.

Si no conoce a la persona a quien le está escribiendo, debe comenzar la carta con: Dear Sir or Dear Sir/Madam. Este tipo de carta termina con: Yours faithfully, then your name and signature. Si conoce a la persona a la que le escribe, entonces puede comenzar la carta con: Dear Mrs Smith or Dear Jill. Como es una carta comercial formal, este formulario debe terminar con: Yours sincerely, then your name and signature.

El contenido de la carta debe ser formal, pero no desagradable. Debe dar un contexto al principio:

‘Dear Sir,

I am writing with reference to your recent request for information regarding changes to transport links in your region.’

Debe satisfacer el propósito de la carta:

‘I can confirm that the new railway station will open on December 9th, and that buses on route 62, which pass your office, will stop at the station. It is expected that the new station will increase traffic in the area and your clients may therefore need more time to reach your office, and find parking space.’

La carta debe terminar de una manera que permita al destinatario buscar más información si es necesario:

‘I hope that this answers your question. There are more details on our website: www.moretraffic.com and I am happy for you to telephone me at the number above if you have further concerns.’

En resumen, la clave para usar las habilidades de redacción comercial es mantener el mensaje breve y directo. No malgastes palabras, porque la gente no tiene tiempo ni ganas de leer largas misivas. Finalmente, diga lo que quiera decir y luego deténgase.