So vereinbaren Sie einen Termin auf Englisch

Eine der tragenden Säulen des Lebens ist das Vereinbaren und Einhalten von Terminen. Viele Menschen betrachten „einen Termin“ als einen Arztbesuch oder ein Vorstellungsgespräch oder etwas anderes, formelleres. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass solche Aktivitäten wie das Treffen mit einem Freund zum Mittag- oder Abendessen, der Besuch eines Konzerts mit Freunden oder die Erledigung von Arbeiten in Ihrer Wohnung allesamt Termine sind.

Das Festlegen und Verwalten von Terminen ist ein Muss für diejenigen, die Business-Englisch lernen, und erfordert einige grundlegende organisatorische Fähigkeiten. Die Möglichkeit, sowohl formelle als auch informelle Termine festzulegen, Termine zu ändern oder abzusagen und Termine effizient und klar zu bestätigen, hilft Ihnen dabei, Ihre Zeit effizient zu verwalten, produktiver zu sein und Stress abzubauen.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Tipps zum Festlegen und Verwalten Ihres Zeitplans, zeigen Ihnen, wie Sie per Telefon und E-Mail einen Termin auf Englisch vereinbaren, einen Termin stornieren, das Datum oder die Uhrzeit eines Termins ändern und sich entschuldigen Änderungen und wie Sie eine Bestätigung anfordern können.

Die Best Practices für Terminvereinbarungen

Verwenden Sie einen Tagesplaner oder einen digitalen Kalender. Diese helfen Ihnen, Ihren Tag zu planen und zu organisieren. Termine sollten in Ihren Planer geschrieben werden, während Sie sie machen. Einer der Vorteile eines digitalen Kalenders, wie beispielsweise Google Kalender, ist, dass Sie auf jedem Gerät Zugriff haben und bei neuen Terminen schnell darauf zurückgreifen können.

Die erste Aufgabe jeden Morgen sollte ein Blick in Ihren Kalender sein, damit Sie sich Ihren Tag vorstellen und planen können.

Wenn Sie mehrere Termine gleichzeitig zu vereinbaren haben, ordnen Sie diese nach Wichtigkeit. Stellen Sie sicher, dass Sie das Wichtigste zuerst planen, um sich die größtmögliche Flexibilität zu lassen.

Versuchen Sie, Termine zu planen, die sich am selben Tag in der gleichen Gegend befinden. Das spart Zeit und Kosten.

Planen Sie zwischen 15 und 20 Minuten Fahrzeit ein, um zu einem Termin zu kommen. Dies hilft Ihnen, mit Verkehrs- oder Transitverzögerungen umzugehen.

Erstellen Sie jeden Tag eine gedruckte Telefonliste für den Kontakt Ihres Termins. Dies kann sehr praktisch sein, wenn Ihr Mobilfunkdienst unterbrochen wird.

So vereinbaren Sie einen Termin

Sie sollten telefonisch oder per E-Mail einen Termin vereinbaren. Versuchen Sie nicht, Termine per SMS zu vereinbaren, es sei denn, Sie fragen einfach einen guten Freund, ob er zu Mittag essen möchte.

Bei der Terminvereinbarung sollten Sie der Person Ihren Namen und den Grund für Ihren Terminwunsch nennen. Fragen Sie auch, wie lange der Termin dauern wird und ob Sie vor dem Termin mit einer Wartezeit rechnen müssen. Erkundigen Sie sich unbedingt nach Stornierungsbedingungen und -verfahren, einige Unternehmen verhängen Strafen für Stornierungen, die weniger als 24 Stunden vor dem Termin erfolgen.

So vereinbaren Sie einen Termin per E-Mail auf Englisch

In vielen, wenn nicht den meisten Fällen hat E-Mail Telefonanrufe als bevorzugte Methode zur Terminvereinbarung ersetzt. Das bedeutet, dass die Möglichkeit, einen Termin per E-Mail zu vereinbaren, eine wichtige Fähigkeit für diejenigen ist, die Business-Englisch lernen.

Wenn Sie einen ersten Termin vereinbaren und jemandem schreiben, den Sie nicht kennen, geben Sie unbedingt Ihre Hintergrundinformationen und den Grund für die Terminanfrage an.

Schreiben Sie jemandem, den Sie nicht kennen

Wenn Sie die Person nicht kennen, müssen Sie einige Hintergrundinformationen über sich selbst oder Ihr Unternehmen geben. Hier sind einige Beispiele, die typische Geschäftsenglisch-Konversationen sind.

I am _________ (followed by company info if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…

My name is _______ and I would like to schedule a convenient time to meet.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine semi-spezifische Zeit anfordern; “next week”, “the week of October 1”, usw. Dies erleichtert es der Person, ihren Zeitplan zu überprüfen, und Sie erhalten normalerweise schneller eine Antwort.

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, um einen Termin zu vereinbaren, denken Sie daran, wer die E-Mail erhalten wird. Grundsätzlich fällt Ihre E-Mail-Anfrage in drei Kategorien; formell, neutral oder informell.

Beispiele für formelle E-Mails:

I would like to arrange a suitable time and place to meet to discuss….

I would like to arrange an appointment to review…

Beispiele für neutrale E-Mails:

Could we met on Thursday to review

We should meet in the next few days to discuss…. When is a convenient time for you?

Beispiele für informelle E-Mails:

Can we get together to talk about…

Do you have a few minutes tomorrow to discuss…

Bestätigen eines Termins

Stellen Sie immer sicher, dass Sie Termine bestätigen, wenn Sie sie vereinbaren. Wenn Sie telefonisch einen Termin auf Englisch vereinbaren, bestätigen Sie den Termin, indem Sie Datum und Uhrzeit des Treffens der anderen Partei mitteilen und fragen, ob das stimmt. Dies sollte eines der letzten Dinge sein, die Sie tun, bevor Sie das Gespräch beenden.

Wenn Sie E-Mail verwenden, sollten Sie den vereinbarten Termin sofort bestätigen.

Thank you for your response. I look forward to meeting with you on Tuesday the first of October at 10 AM.

Thanks see you on Tuesday at 10. (informal)

Termine sollten Sie auch am Vortag mit einer kurzen E-Mail oder Anruf bestätigen.

Stornieren eines Termins

Manchmal erfordern Umstände, dass wir einen Termin absagen oder ändern. Hier sind einige grundlegende Schritte.

Stornieren Sie so schnell wie möglich, nachdem Sie feststellen, dass ein Problem vorliegt.

Versuchen Sie, den Termin vor Beendigung des Anrufs oder am Ende der E-Mail zu verschieben.

Hier sind einige Beispiele für das Stornieren eines Termins, das Verschieben eines Termins und das Entschuldigen für die Änderung.

Due to an upcoming business trip, I will be away from October 3-9. Is it possible to reschedule our meeting for the following week? Thank you in advance and I apologize for any inconvenience.

Due to an unexpected situation, I need to cancel our meeting on Friday.

Auf den ersten Blick mag die Verwaltung von Terminen etwas entmutigend erscheinen. Wenn Sie jedoch nur wenig Zeit damit verbringen, die Best Practices zu einem Teil Ihrer regelmäßigen Routine zu machen, werden Sie produktiver und können in Bezug auf die Zusammenarbeit mit anderen Menschen und Unternehmen mehr erreichen.