Comment prendre rendez-vous en anglais

L'un des piliers de la vie est de prendre et de respecter les rendez-vous. Beaucoup de gens considèrent qu'un "rendez-vous" signifie une visite chez le médecin ou un entretien d'embauche ou autre plus formel. Cependant, il est important de réaliser que des activités telles que rencontrer un ami pour le déjeuner ou le dîner, aller à un concert avec des amis ou faire faire des travaux dans votre appartement sont toutes des rendez-vous.

La prise et la gestion des rendez-vous sont indispensables pour ceux qui apprennent l'anglais des affaires et nécessitent des compétences organisationnelles de base. La possibilité de fixer des rendez-vous, formels et informels, de modifier ou d'annuler des rendez-vous et de confirmer des rendez-vous de manière efficace et claire vous aidera à gérer efficacement votre temps, à être plus productif et à réduire le stress.

Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour établir et gérer votre emploi du temps, vous montrer comment prendre un rendez-vous en anglais par téléphone et par e-mail, comment annuler un rendez-vous, comment changer la date ou l'heure d'un rendez-vous, vous excuser pour changements et comment demander une confirmation.

Les meilleures pratiques pour prendre des rendez-vous

Utilisez un agenda ou un calendrier numérique. Ceux-ci vous aident à planifier et à organiser votre journée. Les rendez-vous doivent être écrits dans votre agenda au fur et à mesure que vous les prenez. L'un des avantages d'un calendrier numérique, tel que Google Calendar, est que vous avez accès sur n'importe quel appareil et que vous pouvez vous y référer rapidement lors de la prise de nouveaux rendez-vous.

La première tâche chaque matin devrait être de consulter votre calendrier afin que vous puissiez imaginer et planifier votre journée.

Si vous avez plusieurs rendez-vous à prendre en même temps, classez-les par ordre d'importance. Assurez-vous de programmer le plus important en premier afin de vous laisser le plus de flexibilité.

Essayez de programmer des rendez-vous qui se trouvent dans la même zone générale le même jour. Cela vous fera gagner du temps et de l'argent.

Laissez-vous un coussin de 15 à 20 minutes en temps de trajet pour arriver à un rendez-vous. Cela vous aidera à gérer les retards de circulation ou de transit.

Faites une liste de téléphone imprimée chaque jour pour le contact de votre rendez-vous. Cela peut s'avérer très utile si votre service mobile est interrompu.

Comment prendre rendez-vous

Vous devez prendre rendez-vous par téléphone ou par courriel. N'essayez pas de prendre rendez-vous par SMS, sauf si vous demandez simplement à un bon ami s'il souhaite déjeuner.

Lors de la prise de rendez-vous, vous devez donner à la personne votre nom et la raison pour laquelle vous souhaitez un rendez-vous. Vous devez également demander combien de temps le rendez-vous prendra et si vous devez vous attendre à un temps d'attente avant le rendez-vous. Assurez-vous de vous renseigner sur les politiques et procédures d'annulation, certaines entreprises imposent des pénalités pour les annulations qui se produisent moins de 24 heures avant le rendez-vous.

Comment prendre un rendez-vous par email en anglais

Dans de nombreux cas, sinon la plupart, le courrier électronique a remplacé les appels téléphoniques comme méthode préférée pour prendre rendez-vous. Cela signifie que la possibilité de prendre rendez-vous par e-mail est une compétence importante pour ceux qui apprennent l'anglais des affaires.

Si vous prenez un premier rendez-vous et que vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas, assurez-vous de donner vos informations de base et la raison de votre demande de rendez-vous.

Écrire à quelqu'un que vous ne connaissez pas

Si vous ne connaissez pas la personne, vous devrez fournir des informations générales sur vous-même ou sur votre entreprise. Voici quelques exemples de conversations typiques en anglais des affaires.

I am _________ (followed by company info if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…

My name is _______ and I would like to schedule a convenient time to meet.

Assurez-vous de demander une heure semi-spécifique; “next week”, “the week of October 1”, etc. Cela permettra à la personne de vérifier plus facilement son emploi du temps et vous obtiendrez généralement une réponse plus rapidement.

Lorsque vous écrivez un e-mail pour demander un rendez-vous, assurez-vous de penser à qui recevra l'e-mail. Fondamentalement, votre demande par e-mail se répartira en trois catégories ; formel, neutre ou informel.

Exemples d'e-mails formels:

I would like to arrange a suitable time and place to meet to discuss….

I would like to arrange an appointment to review…

Exemples d'e-mails neutres:

Could we met on Thursday to review

We should meet in the next few days to discuss…. When is a convenient time for you?

Exemples d'e-mails informels:

Can we get together to talk about…

Do you have a few minutes tomorrow to discuss…

Confirmation d'un rendez-vous

Assurez-vous toujours de confirmer les rendez-vous lorsque vous les prenez. Lorsque vous prenez rendez-vous en anglais par téléphone, assurez-vous de confirmer le rendez-vous en répétant la date et l'heure de la réunion à l'autre partie et en lui demandant si cela est correct. Cela devrait être l'une des dernières choses que vous faites avant de mettre fin à la conversation.

Lorsque vous utilisez le courrier électronique, vous devez immédiatement confirmer le rendez-vous une fois qu'il est programmé.

Thank you for your response. I look forward to meeting with you on Tuesday the first of October at 10 AM.

Thanks see you on Tuesday at 10. (informal)

Vous devez également confirmer les rendez-vous la veille de les avoir avec un court e-mail ou un appel.

Annuler un rendez-vous

Parfois, les circonstances exigent que nous annulions ou modifiions un rendez-vous. Voici quelques étapes de base.

Annulez dès que vous découvrez qu'il y a un problème.

Essayez de reprogrammer le rendez-vous avant de mettre fin à l'appel ou à la fin de l'e-mail.

Voici quelques exemples d'annulation de rendez-vous, de report de rendez-vous et d'excuses pour le changement.

Due to an upcoming business trip, I will be away from October 3-9. Is it possible to reschedule our meeting for the following week? Thank you in advance and I apologize for any inconvenience.

Due to an unexpected situation, I need to cancel our meeting on Friday.

À première vue, prendre des rendez-vous de gestion peut sembler un peu intimidant. Cependant, passer peu de temps à intégrer les meilleures pratiques à votre routine habituelle vous rendra plus productif et vous aidera à en faire plus en termes de travail avec d'autres personnes et entreprises.