So schreiben Sie eine professionelle E-Mail

E-Mail ist eine der am weitesten verbreiteten Formen der Kommunikation sowohl innerhalb als auch außerhalb des Arbeitsplatzes. Aufgrund seiner Geschwindigkeit und Effizienz werden Sie E-Mail wahrscheinlich unabhängig von Ihrer Rolle oder Branche in irgendeiner Weise verwenden. Sie können aus verschiedenen Gründen professionelle E-Mails schreiben. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise ein wichtiges Meeting zusammenfassen, Informationen austauschen, ein wichtiges Update weitergeben oder ein Einführungsschreiben senden.

Eine gut formulierte E-Mail bietet dem Empfänger eine freundliche, klare, prägnante und umsetzbare Nachricht. Zu lernen, wie man eine E-Mail schreibt, die all diese Kriterien erfüllt, kann Übung erfordern.

Beachten Sie die folgenden Tipps und Best Practices, die Ihnen beim Schreiben effektiver, professioneller E-Mails helfen: Identifizieren Sie Ihr Ziel, berücksichtigen Sie Ihr Publikum, halten Sie es kurz, lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur, verwenden Sie die richtige Etikette und denken Sie daran, nachzufassen.

Format und Struktur formeller E-Mails

Bei der Formatierung Ihrer E-Mail sind fünf Elemente zu berücksichtigen. Hier ist jeweils eine Aufschlüsselung:

1. Betreffzeile

Dies ist ein kurzer Satz, der den Grund Ihrer Nachricht oder das Ziel Ihrer Kommunikation zusammenfasst. Es ist wichtig, beim Versenden einer professionellen E-Mail eine Betreffzeile anzugeben, damit Ihr Publikum genau weiß, was es erwartet, und die Nachricht bei Bedarf leicht finden kann. Beispielsweise:

“Follow Up: Product Presentation”

2. Anrede

Dies ist die erste Zeile Ihrer E-Mail und dient im Allgemeinen als Begrüßung. Beispielsweise:

“Hi Mr. Samson,"

3. Körper

Genau wie im Hauptteil eines Briefes teilen Sie hier Ihre vollständige Nachricht. Beispielsweise:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”

4. Schließen

Dies ist die letzte Zeile Ihrer E-Mail vor Ihrer Signatur und sollte Ihre Nachricht zusammenfassen. Hier können Sie auch alle Anfragen wiederholen, die Sie im Text Ihrer Nachricht gestellt haben. Beispielsweise:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

5. Unterschrift

In der Signatur identifizieren Sie sich mit Namen, Titel und anderen für Ihre Kommunikation relevanten Informationen. Bei den meisten E-Mail-Programmen können Sie eine feste Signatur festlegen, die automatisch am Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail hinzugefügt wird.

“Sincerely,

Jillian Jones

Senior Software Engineer

ABC Company, Inc.”