Comment rédiger un e-mail professionnel

Le courrier électronique est l'une des formes de communication les plus utilisées, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du lieu de travail. En raison de sa rapidité et de son efficacité, vous utiliserez probablement le courrier électronique dans une certaine mesure, quel que soit votre rôle ou votre secteur d'activité. Vous pouvez écrire des e-mails professionnels pour diverses raisons. Par exemple, vous devrez peut-être récapituler une réunion importante, échanger des informations, relayer une mise à jour importante ou envoyer une lettre d'introduction.

Un e-mail bien composé fournit au destinataire un message convivial, clair, concis et exploitable. Apprendre à rédiger un e-mail qui répond à tous ces critères peut demander de la pratique.

Tenez compte des conseils et des meilleures pratiques suivants pour vous aider à rédiger des e-mails efficaces et professionnels : identifiez votre objectif, tenez compte de votre public, restez concis, relisez votre e-mail, utilisez l'étiquette appropriée et n'oubliez pas de faire un suivi.

Format et structure du courrier électronique formel

Il y a cinq éléments à considérer lors de la mise en forme de votre e-mail. Voici une ventilation de chacun :

1. Objet

Il s'agit d'une courte phrase qui résume la raison de votre message ou le but de votre communication. Il est important d'inclure une ligne d'objet lors de l'envoi d'un e-mail professionnel afin que votre public sache exactement à quoi s'attendre et puisse localiser facilement le message si nécessaire. Par example:

“Follow Up: Product Presentation”

2. Salutation

Il s'agit de la première ligne de votre e-mail et sert généralement de message d'accueil. Par example:

“Hi Mr. Samson,"

3. Corps

Tout comme le corps d'une lettre, c'est ici que vous partagerez votre message complet. Par example:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”

4. Clôture

Ceci est la dernière ligne de votre e-mail avant votre signature et devrait conclure votre message. C'est également ici que vous pouvez réitérer toutes les demandes que vous avez faites dans le corps de votre message. Par example:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

5. Signature

La signature est l'endroit où vous vous identifiez par votre nom, titre et toute autre information pertinente à vos communications. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de définir une signature fixe qui est automatiquement ajoutée à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.

“Sincerely,

Jillian Jones

Senior Software Engineer

ABC Company, Inc.”