Cómo escribir un correo electrónico profesional

El correo electrónico es una de las formas de comunicación más utilizadas tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Debido a su velocidad y eficiencia, es probable que utilice el correo electrónico de alguna manera, sin importar su función o industria. Puede escribir correos electrónicos profesionales por una variedad de razones. Por ejemplo, es posible que necesite recapitular una reunión importante, intercambiar información, transmitir una actualización importante o enviar una carta de presentación.

Un correo electrónico bien redactado proporciona al destinatario un mensaje amigable, claro, conciso y procesable. Aprender a escribir un correo electrónico que cumpla con todos estos criterios puede requerir práctica.

Considere los siguientes consejos y mejores prácticas para ayudarlo a escribir correos electrónicos efectivos y profesionales: identifique su objetivo, considere a su audiencia, sea conciso, revise su correo electrónico, use la etiqueta adecuada y recuerde hacer un seguimiento.

Formato y estructura del correo electrónico formal

Hay cinco elementos a considerar al formatear su correo electrónico. Aquí hay un desglose de cada uno:

1. Línea de asunto

Esta es una frase corta que resume el motivo de tu mensaje o el objetivo de tu comunicación. Es importante incluir una línea de asunto al enviar un correo electrónico profesional para que su audiencia sepa exactamente qué esperar y pueda ubicar el mensaje fácilmente si es necesario. Por ejemplo:

“Follow Up: Product Presentation”

2. Saludo

Esta es la primera línea de su correo electrónico y generalmente actúa como saludo. Por ejemplo:

“Hi Mr. Samson,"

3. Cuerpo

Al igual que el cuerpo de una carta, aquí es donde compartirá su mensaje completo. Por ejemplo:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.”

4. Cierre

Esta es la última línea de su correo electrónico antes de su firma y debe resumir su mensaje. Aquí también es donde puede reiterar cualquier solicitud que haya realizado en el cuerpo de su mensaje. Por ejemplo:

“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

5. Firma

La firma es donde usted se identifica por su nombre, cargo y cualquier otra información relevante para sus comunicaciones. La mayoría de los programas de correo electrónico le permiten establecer una firma fija que se agrega automáticamente al final de cada correo electrónico que envía.

“Sincerely,

Jillian Jones

Senior Software Engineer

ABC Company, Inc.”