So schreiben Sie geschäftliche E-Mails

Das Schreiben und Empfangen von E-Mails ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken, sowohl in der privaten als auch in der geschäftlichen Korrespondenz. Wenn Sie Ihrer Familie oder Ihren Freunden eine E-Mail schreiben, können Sie so locker sein, wie Sie möchten. Aber warten Sie, sind Sie sicher, dass Sie Ihrem Chef oder einem Kunden einen richtigen Geschäftsbrief schreiben können? Es gibt einige Regeln der geschäftlichen E-Mail-Etikette, die jeder befolgen muss, auch wenn Sie kein englischer Muttersprachler sind.

Nicht ausflippen! In diesem Artikel finden Sie 10 Tipps zum professionellen Schreiben von Geschäftsbriefen.

BETREFFLINIE SAGT VIEL

Zweifellos ist eine Betreffzeile das Erste, was ein Empfänger liest. Die Entscheidung, eine E-Mail zu öffnen oder nicht, hängt stark davon ab, wie die Betreffzeile aussieht. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile einfach, spezifisch, aber einprägsam ist. Verwenden Sie Stichworte, die den Inhalt Ihrer Botschaft kurz zusammenfassen.

STARTE DEINE E-MAIL MIT GRÜSSEN

Es gibt viele Variationen von Begrüßungen, mit denen Sie Ihre E-Mail beginnen können, aber die gängigsten sind:

Dear Firstname Lastname

Dear Mr./Ms. Lastname

Dear Mr./Ms. Firstname Lastname

Dear Dr. Lastname

To whom it may concern

Es ist immer wichtig, einen Kontaktnamen zu haben, es sei denn, ein Empfänger ist unbekannt (im Fall „to whom it may concern“). Scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf anzurufen und nach dem Namen der Person zu fragen. Manche Leute verwenden informelle Anreden wie „Good morning“ oder „Hi“. Es hängt ganz davon ab, wie formell Ihre Beziehungen sind.

SAG DANKE

Wenn eine Person auf Ihre E-Mail geantwortet hat, sollten Sie sich bei ihr/ihr bedanken, indem Sie „Thank you for your (prompt) reply“ schreiben. Es ist wichtig, eine E-Mail positiv zu beginnen, da sie einen guten ersten Eindruck hinterlässt.

SEI KLAR UND PRÄZISE

Egal wie komplex Ihre E-Mail zu sein scheint, versuchen Sie, den Zweck ganz zu Beginn der E-Mail klar zu definieren, indem Sie schreiben „I am contacting you as…“ oder „I am writing to you in reference to/regarding…“. Es hilft dem Leser, den Zweck Ihrer E-Mail zu verstehen.

Klar und präzise zu sein ist wichtig, da die meisten Geschäftsleute keine Zeit haben, alle E-Mails zu lesen, die sie erhalten. Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail genau angeben, sparen Sie Zeit und werden sehr geschätzt.

SPAREN SIE JEMANDS ZEIT

Laut einer Umfrage des McKinsey Global Institute verbringen wir 13 Stunden pro Woche oder 28 Prozent der Arbeitswoche damit, E-Mails zu verwalten. Anscheinend ist das keine erfreuliche Tatsache! Um die kostbare Zeit aller zu sparen, halten Sie Ihre E-Mails spezifisch und prägnant. Es ist auch eine gute Idee, den Text der E-Mail basierend auf den von Ihnen angesprochenen Themen in mehrere Absätze aufzuteilen. Sie können auch Aufzählungszeichen verwenden, um das Lesen zu erleichtern.

INFORMELL vs. FORMAL

Ihre Sprechweise hängt davon ab, mit wem Sie sprechen. Es kommt normalerweise von selbst und basiert auf Ihrer Beziehung zu einem Gesprächspartner.

Dies gilt auch für E-Mails.

Hier sind einige Beispiele, die verschiedene Möglichkeiten zeigen, dasselbe zu schreiben:

Informell: Can you …?

Formal: I was wondering if you could…

Informell: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

Formal: I am afraid I will not be available to make it that day.

JEDER MAG SANDWICHES ODER VERMEIDE NICHT DAS NEGATIVE

Schlechte Nachrichten zu überbringen ist nie einfach! Aber es ist etwas, was Sie manchmal tun müssen, wenn Sie in einem Geschäftsumfeld arbeiten.

Ein guter Weg, dies zu tun, besteht darin, einem Leser zuerst neutrale oder positive Informationen zu geben. Gehen Sie erst dann zum negativen Teil über und erklären Sie, was es verursacht hat und warum es wichtig ist. Der letzte Teil der Nachricht sollte eine mögliche Lösung des Problems oder einen optimistischen Hinweis enthalten. Es ist wie ein Sandwich zu machen!

Ihr Ziel hier ist es nicht, das Ausmaß des Problems zu verbergen oder zu minimieren, sondern dem Leser den Eindruck zu vermitteln, dass es Ihnen wichtig ist oder dass Sie Maßnahmen ergreifen, um es zu beheben.

DER LETZTE GEWÖHN

Bevor Sie Ihre E-Mail beenden, danken Sie dem Empfänger noch einmal, indem Sie "Thank you for your consideration" sagen. Sehr häufig ist auch der Zusatz „should you have any questions, please do not hesitate contact me“ oder „I look forward to hearing from you“.

SCHREIBEN SIE EINEN ABSCHLUSS AN IHRE E-MAIL

Okay, Sie haben es fast geschafft, aber hier ist noch etwas zu tun:

Da Sie Ihre E-Mail bereits schön aufgebaut haben, erfordert sie auch einen schönen Abschluss. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, und auch hier hängt es von der Formalität der Beziehungen zwischen Ihnen und dem Leser ab.

Wählen Sie den am besten geeigneten Ausdruck, bevor Sie Ihren Namen eingeben.

– Yours sincerely, (wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, Formell)

– Best regards, or Kind regards, (formell, am häufigsten)

– Take care, Thank you, or Have a nice day (weniger formell)

LESEN SIE IHRE E-MAIL KORREKTUR

Warten! Senden Sie es noch nicht! Es ist sehr wichtig, Ihre E-Mail sorgfältig zu lesen, bevor Sie auf die Schaltfläche zum Senden klicken. Überprüfen Sie, ob Tippfehler, Grammatik- oder Zeichensetzungsfehler oder unangemessene Wortverwendung vorliegen.

Es ist immer gut, jemand anderen zu bitten, es für Sie Korrektur zu lesen. Denken Sie daran, dass Sie die E-Mail nach dem Senden nicht mehr zurückerhalten können!

Dies sind grundlegende Tipps zum Schreiben einer geschäftlichen E-Mail. Einige von Ihnen mögen das Gefühl haben, dass es zu viele Regeln gibt, aber wir versichern Ihnen, dass Sie sich mit Übung daran gewöhnen werden. Warum versuchst du nicht, deinen Freunden eine formelle E-Mail zu schreiben? Viel Spaß beim Mailen an alle!