Comment Rédiger des E-mails Professionnels

Rédiger et recevoir des e-mails est devenu incontournable dans la vie de tous les jours, tant dans la correspondance privée que professionnelle. Lorsque vous écrivez un e-mail à votre famille ou à vos amis, vous pouvez être aussi décontracté que vous le souhaitez. Mais attendez, êtes-vous sûr de pouvoir écrire une lettre commerciale appropriée à votre patron ou à un client ? Il existe certaines règles d'étiquette concernant les e-mails professionnels et que tout le monde est tenu de suivre, même si vous n'êtes pas anglophone.

Ne paniquez pas ! Dans cet article, vous trouverez 10 conseils sur la façon d'être professionnel dans la rédaction de lettres commerciales.

LA LIGNE DU SUJET EN DIT BEAUCOUP

Sans aucun doute, une ligne d'objet est la première chose qu'un destinataire lit. La décision d'ouvrir ou non un e-mail dépend fortement de l'apparence de la ligne d'objet. Assurez-vous que la ligne d'objet est simple, spécifique, mais accrocheuse. Utilisez des mots clés qui résument brièvement le contenu de votre message.

COMMENCEZ VOTRE E-MAIL PAR DES SALUTATIONS

Il existe de nombreuses variantes de salutations avec lesquelles vous pouvez commencer votre e-mail, mais les plus courantes sont :

Dear Firstname Lastname

Dear Mr./Ms. Lastname

Dear Mr./Ms. Firstname Lastname

Dear Dr. Lastname

To whom it may concern

Il est toujours important d'avoir un nom de contact, sauf si un destinataire est inconnu (dans le cas «to whom it may concern»). Au besoin, n'hésitez pas à appeler et à demander le nom de la personne. Certaines personnes utilisent des salutations informelles, telles que «Good morning» ou «Hi». Cela dépend totalement de la façon dont vos relations sont formelles.

DIS MERCI

Si une personne a répondu à votre e-mail, vous devez la/la remercier en écrivant «Thank you for your (prompt) reply». Il est important de commencer un e-mail sur une note positive, car cela crée une bonne première impression de vous.

SOYEZ CLAIR ET PRÉCIS

Quelle que soit la complexité de votre e-mail, essayez de définir clairement son objectif au tout début de l'e-mail en écrivant «I am contacting you as…» ou «I am writing to you in reference to/regarding…». Cela aide le lecteur à comprendre le but de votre e-mail.

Il est important d'être clair et précis, car la plupart des gens d'affaires n'ont pas le temps de lire tous les e-mails qu'ils reçoivent. Être précis sur le but de votre e-mail leur fera gagner du temps et sera très apprécié.

GAGNEZ DU TEMPS À QUELQU'UN

Selon l'enquête du McKinsey Global Institute, nous passons 13 heures par semaine, soit 28% de la semaine de travail, à gérer les e-mails. Apparemment, ce n'est pas un fait agréable ! Alors, pour faire gagner un temps précieux à tout le monde, gardez vos e-mails précis et concis. C'est aussi une bonne idée de diviser le corps de l'e-mail en plusieurs paragraphes, en fonction des sujets que vous abordez. Vous pouvez également utiliser des puces, ce qui facilite la lecture.

INFORMEL vs FORMEL

Votre manière de parler dépend de votre interlocuteur. Cela vient généralement naturellement et est basé sur votre relation avec un interlocuteur.

Cela s'applique également aux e-mails.

Voici quelques exemples illustrant différentes manières d'écrire la même chose :

Informel: Can you …?

Formel: I was wondering if you could…

Informel: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

Formel: I am afraid I will not be available to make it that day.

TOUT LE MONDE AIME LES SANDWICHS OU N'ÉVITE PAS LE NÉGATIF

Annoncer de mauvaises nouvelles n'est jamais facile ! Mais c'est quelque chose que vous devez faire parfois, lorsque vous travaillez dans un environnement professionnel.

Une bonne façon de le faire est de fournir d'abord au lecteur des informations neutres ou positives. Ensuite, passez à la partie négative, en expliquant ce qui l'a causé et pourquoi c'est important. La dernière partie du message doit fournir une solution potentielle au problème ou une note optimiste. C'est comme faire un sandwich !

Votre objectif ici n'est pas de cacher ou de minimiser l'étendue du problème, mais de laisser au lecteur l'impression que vous vous souciez ou que vous prenez des mesures pour le résoudre.

LE DERNIER VOEUX

Avant de terminer votre e-mail, remerciez le destinataire une fois de plus en disant «Thank you for your consideration.» Il est également très courant d'ajouter «should you have any questions, please do not hesitate contact me» ou «I look forward to hearing from you».

ECRIVEZ UNE FERMETURE A VOTRE E-MAIL

D'accord, vous y êtes presque, mais voici une autre chose à faire:

Comme vous avez déjà magnifiquement construit votre e-mail, cela nécessite également une belle fermeture. Il existe de nombreuses façons de le faire, et encore une fois, cela dépend de la formalité des relations entre vous et le lecteur.

Choisissez la phrase la plus appropriée avant de taper votre nom.

– Yours sincerely, (quand vous connaissez le nom du destinataire, Formel)

– Best regards, or Kind regards, (Formel, Le plus courant)

– Take care, Thank you, or Have a nice day (moins formel)

RELIRE VOTRE E-MAIL

Attendre! Ne l'envoyez pas encore! Il est très important de relire attentivement votre e-mail avant d'appuyer sur le bouton d'envoi. Vérifiez s'il y a des fautes de frappe, des erreurs de grammaire ou de ponctuation, ou une utilisation inappropriée des mots.

Il est toujours bon de demander à quelqu'un d'autre de le relire pour vous. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas récupérer l'e-mail une fois que vous l'avez envoyé!

Ce sont des conseils de base sur la rédaction d'un e-mail professionnel. Certains d'entre vous peuvent penser qu'il y a trop de règles à suivre, mais nous vous assurons que vous vous y habituerez avec la pratique. Alors pourquoi n'essayez-vous pas d'écrire un e-mail formel à vos amis ? Bon e-mail à tous!