Cómo Escribir Correos Electrónicos Comerciales

Escribir y recibir correos electrónicos se ha convertido en una parte inevitable de la vida cotidiana, tanto en la correspondencia privada como en la comercial. Al escribir un correo electrónico a su familia o amigos, puede ser tan informal como desee. Pero espere, ¿está seguro de que puede escribir una carta comercial adecuada a su jefe o cliente? Hay algunas reglas de etiqueta de correo electrónico de negocios que todos deben seguir, incluso si no es un hablante nativo de inglés.

¡No te asustes! En este artículo, encontrará 10 consejos sobre cómo ser profesional al escribir cartas comerciales.

SUBJECT LINE DICE MUCHO

Sin duda, una línea de asunto es lo primero que lee un destinatario. La decisión de abrir o no un correo electrónico depende en gran medida del aspecto de la línea de asunto. Asegúrese de que la línea de asunto sea simple, específica, pero pegadiza. Utilice palabras clave que resuman brevemente el contenido de su mensaje.

EMPIEZA TU CORREO ELECTRÓNICO CON SALUDOS

Hay muchas variaciones de saludos con los que puede comenzar su correo electrónico, pero los más estándar son:

Dear Firstname Lastname

Dear Mr./Ms. Lastname

Dear Mr./Ms. Firstname Lastname

Dear Dr. Lastname

To whom it may concern

Siempre es importante tener un nombre de contacto, a menos que se desconozca el destinatario (en el caso “to whom it may concern”). Si es necesario, no dude en llamar y preguntar el nombre de la persona. Algunas personas usan saludos informales, como "Good morning" o "Hi". Depende totalmente de cuán formales sean tus relaciones.

DI GRACIAS

Si una persona ha respondido a su correo electrónico, debe agradecerle escribiendo "Thank you for your (prompt) reply". Es importante comenzar un correo electrónico con una nota positiva, ya que crea una buena primera impresión de usted.

SEA CLARO Y PRECISO

No importa cuán complejo parezca su correo electrónico, intente definir su propósito claramente al principio del correo electrónico escribiendo "I am contacting you as…" o "I am writing to you in reference to/regarding…". Ayuda al lector a comprender el propósito de su correo electrónico.

Es importante ser claro y preciso, ya que la mayoría de los empresarios no tienen tiempo para leer todos los correos electrónicos que reciben. Ser específico sobre el propósito de su correo electrónico les ahorrará tiempo y será muy apreciado.

AHORRE EL TIEMPO DE ALGUIEN

Según la encuesta de McKinsey Global Institute, pasamos 13 horas a la semana o el 28 por ciento de la semana laboral administrando correos electrónicos. ¡Aparentemente, esto no es un hecho agradable! Por lo tanto, para ahorrar el valioso tiempo de todos, mantenga sus correos electrónicos específicos y concisos. También es una buena idea dividir el cuerpo del correo electrónico en varios párrafos, según los temas que plantee. También puede utilizar viñetas, lo que facilita su lectura.

INFORMAL vs FORMAL

Su forma de hablar depende de con quién esté hablando. Suele ser algo natural y se basa en su relación con un interlocutor.

También se aplica a los correos electrónicos.

A continuación, se muestran algunos ejemplos que muestran diferentes formas de escribir lo mismo:

Informal: Can you …?

Formal: I was wondering if you could…

Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

Formal: I am afraid I will not be available to make it that day.

A TODOS LOS GUSTAN LOS SANDWICHES O NO EVITAN LO NEGATIVO

¡Dar malas noticias nunca es fácil! Pero es algo que tiene que hacer a veces, cuando trabaja en un entorno empresarial.

Una buena forma de hacerlo es proporcionar primero al lector información neutral o positiva. Solo entonces pase a la parte negativa, explicando qué lo causó y por qué es importante. La parte final del mensaje debe proporcionar una posible solución al problema o una nota optimista. ¡Es como hacer un sándwich!

Su objetivo aquí no es ocultar o minimizar el alcance del problema, sino dejar al lector la impresión de que le importa o que está tomando medidas para solucionarlo.

EL ÚLTIMO VOTO

Antes de finalizar su correo electrónico, agradezca al destinatario una vez más diciendo "Thank you for your consideration". También es muy común añadir “should you have any questions, please do not hesitate contact me” o “I look forward to hearing from you”.

WRITE A CLOSING TO YOUR EMAIL

Okay, you are almost there, but here is another thing to do:

As you have already constructed your email beautifully, it requires a beautiful closing too. There are many ways to do so, and again, it depends on the formality of relationships between you and the reader.

Choose the most suitable phrase before typing your name.

– Yours sincerely, (when you know the name of the recipient, Formal)

– Best regards, or Kind regards, (Formal, Most common)

– Take care, Thank you, or Have a nice day (Less Formal)

ESCRIBA UN CIERRE A SU CORREO ELECTRÓNICO

Está bien, casi has terminado, pero aquí hay otra cosa que hacer:

Como ya ha construido su correo electrónico maravillosamente, también requiere un cierre hermoso. Hay muchas formas de hacerlo y, nuevamente, depende de la formalidad de las relaciones entre usted y el lector.

Elija la frase más adecuada antes de escribir su nombre.

– Yours sincerely, (cuando sepa el nombre del destinatario, Formal)

– Best regards, or Kind regards, (Formal, más común)

– Take care, Thank you, or Have a nice day (menos formal)

REVISE SU CORREO ELECTRÓNICO

¡Esperar! ¡No lo envíes todavía! Es muy importante que vuelva a leer su correo electrónico con atención antes de presionar el botón de enviar. Verifique si hay errores tipográficos, gramaticales o de puntuación, o uso inapropiado de palabras.

Siempre es bueno pedirle a otra persona que lo revise por usted. Recuerde que no podrá recuperar el correo electrónico una vez que lo envíe.

Esos son consejos básicos sobre cómo escribir un correo electrónico comercial. Algunos de ustedes pueden sentir que hay demasiadas reglas que seguir, pero les aseguramos que se acostumbrarán a ellas con la práctica. Entonces, ¿por qué no intentas escribir un correo electrónico formal a tus amigos? ¡Feliz correo electrónico a todos!