Geschäftliche E-Mails auf Englisch schreiben leicht gemacht

Wie viele geschäftliche E-Mails schreiben Sie an einem Tag?

Viel? Wenn ja, sind Sie nicht allein.

E-Mail ist in der Geschäftswelt unglaublich wichtig.

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre eigenen E-Mails nicht missverstanden werden?

Vielleicht noch wichtiger: Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails gelesen werden?

Das stimmt. Ich sagte: „Lies.“

Heutzutage bedeutet das Drücken von „Senden“ nicht, dass Ihre E-Mail sofort gelesen wird.

Um wahrgenommen zu werden, müssen Sie wissen, wie Sie die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen.

Um per E-Mail gut kommunizieren zu können, müssen Sie gute E-Mails schreiben.

Glücklicherweise ist es nicht schwer, eine gute E-Mail zu schreiben. Es kann sogar viel einfacher sein, als Sie denken.

Regeln für das Schreiben einer guten E-Mail

1. Seien Sie klar

• Kurze Sätze
• Einfache Sprache
• Richtige Grammatik

2. Machen Sie es kurz

Wie viel kostet es, zwei E-Mails statt einer zu versenden? Nichts.

Warum also in einer E-Mail über eine Reihe von Themen schreiben? Halten Sie Ihre E-Mails kurz, indem Sie sich nur auf ein Thema konzentrieren.

Erklären Sie Ihren Hauptgrund für das Schreiben im ersten Absatz. Seien Sie genau, was Sie wollen.

Kara Blackburn, Dozentin an der MIT Sloan School of Management, sagte über das Schreiben von E-Mails: „Fangen Sie damit an, sich zu fragen, was die Person aufgrund dieser E-Mail tun soll.“

Nur diese Frage zu stellen, wird Ihnen helfen, Ihre E-Mail zu fokussieren.

3. Schreiben Sie eine starke Betreffzeile

Achtzig.

Laut der Radicati Group erhalten Geschäftsleute ungefähr so ??viele E-Mails pro Tag.

Stellen Sie sich vor, Ihre E-Mail befindet sich in einer langen Liste anderer E-Mails.

Das muss man sich gar nicht vorstellen. Schauen Sie einfach in Ihren eigenen Posteingang.

Warum möchten Sie eine E-Mail öffnen? Vielleicht der Name des Absenders. Aber wenn Sie wie die meisten Menschen sind, werden Sie eine E-Mail mit einer starken Betreffzeile öffnen.

Ihre Betreffzeile ist wie eine Schlagzeile in einer Zeitung. Die Betreffzeile muss Aufmerksamkeit erregen und jemanden dazu bringen, Ihre E-Mail lesen zu wollen.

Sie können starke Schlagzeilen schreiben, indem Sie den „4 U’s“-Ansatz anwenden, der von American Writers & Artists-Trainern gelehrt wird.

Die 4 U’s des Schreibens von Überschriften sind:

• Einzigartig (Unique)
• Dringend (Urgent)
• Nützlich (Useful)
• Ultraspezifisch (sehr spezifisch)

Ihre E-Mail-Betreffzeilen sollten auf jeden Fall nützlich und ultraspezifisch sein.

Wenden Sie die anderen beiden U’s nur an, wenn es sinnvoll ist.

Wenn Sie beispielsweise versuchen, jede von Ihnen gesendete E-Mail dringend erscheinen zu lassen, wird keine davon wirklich dringend erscheinen. Außerdem könnte eine zu einzigartige E-Mail dazu führen, dass Ihre E-Mail wie Spam aussieht. Hoppla! Das wollen wir nicht.

4. Seien Sie höflich

Würden Sie in einem formellen Brief Ausrufezeichen und Großbuchstaben verwenden? Ich glaube nicht. Aber einige Leute denken, dass es in Ordnung ist, in E-Mails übermäßig emotional zu sein. Es ist nicht.

Sich beruhigen. Für den Leser werden zu viele Ausrufezeichen wie Schreien erscheinen. Dasselbe gilt für Wörter, die in Großbuchstaben geschrieben sind.

Halten Sie Ihre E-Mails höflich und formell. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mails möglicherweise nicht nur für die Person bestimmt sind, an die Sie sie senden. Jemand kann „vorwärts“ drücken.

5. Erstellen Sie den richtigen Ton

Eine gute E-Mail ist klar und kurz, aber nicht schroff (unhöflich kurz). Verwenden Sie Satzlänge, Interpunktion und höfliche Sprache, um den richtigen Ton zu treffen.

Sie müssen auch die richtige Sprache für jeden Teil der E-Mail verwenden.

Geschäftliche E-Mails sind wie Briefe. Sie haben ein Format. Das beinhaltet:

• Eine Anrede (ein Wort oder Satz wie „Gentlemen“, „Dear Sir,“, „Dear Madam“ oder „To Whom it May Concern“, das verwendet wird, um einen Brief zu beginnen)
• Ein Eröffnungssatz
• Ein Ende
• Ein Abschluss

Die Sprache, die Sie in jedem Teil verwenden, trägt zur Klarheit und zum Ton der E-Mail bei.

Anrede:

Die von Ihnen gewählte Anrede ändert sich je nachdem, wer Ihr Publikum ist. Es hilft, den Ton Ihrer E-Mail festzulegen. Würden Sie „Hey“ in der Anrede einer formellen E-Mail verwenden? Definitiv nicht. Stattdessen würden Sie mit „Dear“ und dem Namen der Person beginnen, der Sie schreiben.

Zum Beispiel:

• “Dear Sir or Madam” (wenn Sie den Namen der Person, die die E-Mail liest, nicht kennen)
• “Dear Mr. Smith”
• “Dear Jim” (formeller)

Speichern Sie „Hello“, „Hi“ und „Hey“, wenn Sie einen informellen Ton erzeugen möchten.

Was schreiben Sie, wenn Ihre E-Mail an eine Gruppe von Menschen geht? Einige übliche Anreden für Gruppen sind:

• “Dear all” (formeller)
• “Hi everyone” (formeller)

Einleitungssatz:

Ihr Eröffnungssatz ist der Schlüssel zum Schreiben einer klaren E-Mail. Ein guter Eröffnungssatz sagt dem Leser, worum es in der E-Mail geht.

Wenn du zum Beispiel schreibst, um etwas nachzuverfolgen, könntest du mit einem der folgenden beginnen:

• “I’m just writing…”
• “Just a (quick) note…”
• “Just a short note to follow up on…”

Welche anderen Wörter können Sie verwenden, um einen guten Eröffnungssatz zu schreiben? Probieren Sie diese aus, gefolgt von Ihrem Grund für das Schreiben:

• “I’m (just) writing to…”
• “Just a (quick) note to…”
• “Just a short email to…”

Im Geschäftsleben schreiben die Leute E-Mails an:

• Etwas klären
• Etwas bestätigen
• Verfolgen Sie etwas
• Informieren Sie jemanden über etwas
• Beantworte eine Frage
• Stelle eine Frage
• Danke jemandem für etwas
• Aktualisieren Sie jemanden

Einer der oben genannten Gründe wird höchstwahrscheinlich Ihr Grund für das Schreiben sein.

Dateianlagen:

Wenn Sie eine Datei an Ihre E-Mail angehängt haben, teilen Sie der Person, der Sie schreiben, unbedingt mit, dass Sie sie angehängt haben. Je konkreter Sie sind, desto besser. Spezifisch zu sein trägt zur Klarheit der E-Mail bei. Hier ist ein Beispiel:

"Ich sende Ihnen den Zeitplan für diese Woche als Anhang."

Du kannst deinen Satz auch beginnen mit:

• “I’ve attached…”
• “Please find attached…”
• “I’m attaching…”

Ende:

Wenn Sie eine E-Mail beenden, fragen Sie sich, was der Leser tun soll.

Wenn Sie möchten, dass sie Ihnen antworten, können Sie schreiben:

• “I look forward to hearing from you.” (formell)
• “Looking forward to hearing from you.” (weniger formell)
• “I look forward to your reply.” (formell)
• “Hope to hear from you soon.” (informell)

Wenn Sie möchten, dass sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn sie weitere Informationen benötigen, können Sie schreiben:

• “Do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (formell)
• “Let me know if you need anything else.” (informell)

Wenn Sie nicht möchten, dass sie etwas tun:

• “Thank you for your help/assistance.”
• “Have a nice day/weekend.”

Schließen:

Genau wie Ihre Anrede hängt Ihr Abschluss davon ab, wie gut Sie den Leser kennen. Übliche Schließungen sind:

• “Sincerely” (formell)
• “Kind/Best/Warm regards” (weniger förmlich)

Möglicherweise haben Sie E-Mails mit Schließungen wie diesen erhalten:

• “All the best”
• “Best”
• “See you (soon)”
• “Take care”
• “Bye (for now)”

Diese Abschlüsse helfen dabei, eine engere Beziehung aufzubauen, wenn Sie Ihren Leser bereits kennen.