Écrire des e-mails professionnels en anglais en toute simplicité

Combien d'e-mails professionnels écrivez-vous par jour ?

Beaucoup? Si oui, vous n'êtes pas seul.

Le courrier électronique est extrêmement important dans le monde des affaires.

Comment pouvez-vous vous assurer que vos propres e-mails ne sont pas mal compris ?

Peut-être plus important encore, comment pouvez-vous vous assurer que vos e-mails sont lus ?

C'est vrai. J'ai dit : "Lisez."

De nos jours, le simple fait d'appuyer sur "envoyer" ne signifie pas que votre e-mail sera lu tout de suite.

Pour se faire remarquer, il faut savoir attirer l’attention des gens.

Afin d'utiliser le courrier électronique pour bien communiquer, vous devez rédiger de bons courriers électroniques.

Heureusement, écrire un bon e-mail n'est pas difficile. Cela peut même être beaucoup plus facile que vous ne le pensez.

Règles pour rédiger un bon e-mail

1. Soyez clair

• Phrases courtes
• Langage simple
• Grammaire correcte

2. Soyez bref

Combien coûte l'envoi de deux e-mails au lieu d'un ? Rien.

Alors, pourquoi écrire sur un tas de sujets dans un seul e-mail ? Gardez vos e-mails brefs en vous concentrant sur un seul sujet.

Expliquez votre principale raison d'écrire dans le premier paragraphe. Soyez précis sur ce que vous voulez.

Kara Blackburn, maître de conférences à la MIT Sloan School of Management, a déclaré ceci à propos de la rédaction d'e-mails : "Commencez par vous demander ce que vous voulez que la personne fasse à la suite de cet e-mail."

Le simple fait de poser cette question vous aidera à concentrer votre e-mail.

3. Écrivez une ligne d'objet forte

Quatre-vingt.

C'est à peu près le nombre de courriels que les gens d'affaires reçoivent par jour, selon le Radicati Group.

Imaginez votre e-mail assis dans une longue liste d'autres e-mails.

Vous n'avez même pas besoin d'imaginer cela. Regardez simplement votre propre boîte de réception.

Qu'est-ce qui vous donne envie d'ouvrir un e-mail ? Peut-être le nom de la personne qui l'envoie. Mais si vous êtes comme la plupart des gens, vous ouvrirez un e-mail avec une ligne d'objet forte.

Votre ligne d'objet est comme un titre dans un journal. La ligne d'objet doit attirer l'attention et donner envie à quelqu'un de lire votre e-mail.

Vous pouvez écrire des titres percutants en utilisant l'approche des "4 U" enseignée par les formateurs d'écrivains et d'artistes américains.

Les 4 U de l'écriture des titres sont :

• Unique
• Urgent
• Utile
• Ultra-spécifique (très spécifique)

Les lignes d'objet de vos e-mails doivent certainement être utiles et ultra-spécifiques.

N'appliquez les deux autres U que lorsque cela a du sens.

Par exemple, si vous essayez de faire en sorte que chaque e-mail que vous envoyez semble urgent, aucun d'entre eux ne semblera vraiment urgent. De plus, être trop unique pourrait faire ressembler votre e-mail à du spam. Oops! Nous ne voulons pas que cela se produise.

4. Soyez poli

Utiliseriez-vous des points d'exclamation et toutes les majuscules dans une lettre officielle ? Je ne pense pas. Mais certaines personnes pensent qu'il n'y a rien de mal à être trop émotif dans les e-mails. Ce n'est pas.

Calmer. Pour les lecteurs, trop de points d'exclamation ressembleront à des cris. Il en est de même pour les mots écrits en majuscules.

Gardez vos e-mails polis et formels. N'oubliez pas que vos e-mails ne sont peut-être pas uniquement destinés à la personne à qui vous les envoyez. Quelqu'un peut appuyer sur « avant ».

5. Créez le bon ton

Un bon e-mail est clair et bref, mais pas sec (grossièrement bref). Utilisez la longueur des phrases, la ponctuation et un langage poli pour créer le bon ton.

Vous devez également utiliser la bonne langue pour chaque partie de l'e-mail.

Les e-mails professionnels sont comme des lettres. Ils ont un format. Ceci comprend:

• Une salutation (un mot ou une phrase comme «Gentlemen», «Dear Sir,», «Dear Madam» ou «To Whom it May Concern» qui est utilisé pour commencer une lettre)
• Une phrase d'ouverture
• Une fin
• Une fermeture

La langue que vous utilisez dans chaque partie ajoute à la clarté et au ton de l'e-mail.

Salutation:

La salutation que vous choisissez change en fonction de votre public. Cela aide à définir le ton de votre e-mail. Utiliseriez-vous "Hey" dans la salutation d'un e-mail formel ? Définitivement pas. Au lieu de cela, vous commencerez par "Cher" et le nom de la personne à qui vous écrivez.

Par exemple:

• “Dear Sir or Madam” (si vous ne connaissez pas le nom de la personne qui lit l'e-mail)
• “Dear Mr. Smith”
• “Dear Jim” (plus informel)

Enregistrez "Hello", "Hi" et "Hey" pour quand vous voulez créer un ton informel.

Qu'écrivez-vous lorsque votre e-mail est destiné à un groupe de personnes ? Voici quelques salutations courantes pour les groupes :

• “Dear all” (plus formel)
• “Hi everyone” (plus informel)

Phrase d'ouverture:

Votre phrase d'ouverture est la clé pour écrire un e-mail clair. Une bonne phrase d'ouverture indique au lecteur de quoi parle l'e-mail.

Par exemple, si vous écrivez pour donner suite à quelque chose, vous pouvez commencer par l'un de ces éléments :

• “I’m just writing…”
• “Just a (quick) note…”
• “Just a short note to follow up on…”

Quels autres mots pouvez-vous utiliser pour écrire une bonne phrase d'ouverture ? Essayez ceux-ci, suivis de la raison de votre écriture :

• “I’m (just) writing to…”
• “Just a (quick) note to…”
• “Just a short email to…”

En affaires, les gens ont tendance à écrire des e-mails à :

• Clarifier quelque chose
• Confirmer quelque chose
• Suivre quelque chose
• Informer quelqu'un de quelque chose
• Répondre à une question
• poser une question
• Remercier quelqu'un pour quelque chose
• Mettre à jour quelqu'un

L'une des raisons ci-dessus sera très probablement la raison pour laquelle vous écrivez.

Pièces jointes:

Si vous avez joint un fichier à votre e-mail, assurez-vous de dire à la personne à qui vous écrivez que vous l'avez joint. Plus vous êtes précis, mieux c'est. Être précis ajoute à la clarté de l'e-mail. Voici un exemple :

“I’m sending you this week’s schedule as an attachment.”

Vous pouvez également commencer votre phrase par :

• “I’ve attached…”
• “Please find attached…”
• “I’m attaching…”

Fin:

Lorsque vous terminez un e-mail, demandez-vous ce que vous voulez que le lecteur fasse.

Si vous souhaitez qu'ils vous répondent, vous pouvez écrire :

• “I look forward to hearing from you.” (officiel)
• “Looking forward to hearing from you.” (moins formelle)
• “I look forward to your reply.” (officiel)
• “Hope to hear from you soon.” (informel)

Si vous souhaitez qu'ils vous contactent s'ils ont besoin de plus d'informations, vous pouvez écrire :

• “Do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (officiel)
• “Let me know if you need anything else.” (informel)

Si vous ne voulez pas qu'ils fassent quoi que ce soit:

• “Thank you for your help/assistance.”
• “Have a nice day/weekend.”

Fermeture:

Tout comme votre salutation, votre conclusion dépendra de votre connaissance du lecteur. Les fermetures courantes comprennent :

• “Sincerely” (formel)
• “Kind/Best/Warm regards” (moins formel)

Vous avez peut-être reçu des e-mails avec des fermetures comme celles-ci:

• “All the best”
• “Best”
• “See you (soon)”
• “Take care”
• “Bye (for now)”

Ces fermetures aident à créer une relation plus étroite lorsque vous connaissez déjà votre lecteur.