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Maria C
Argentina
¿Cuántos correos electrónicos comerciales escribes en un día?
¿Mucho? Si es así, no estás solo.
El correo electrónico es increíblemente importante en el mundo de los negocios.
¿Cómo puede asegurarse de que sus propios correos electrónicos no se malinterpreten?
Tal vez aún más importante, ¿cómo puede asegurarse de que lean sus correos electrónicos?
Así es. Le dije: "Lee".
En estos días, simplemente presionar "enviar" no significa que su correo electrónico se leerá de inmediato.
Para ser notado, necesita saber cómo llamar la atención de las personas.
Para utilizar el correo electrónico para comunicarse bien, debe escribir buenos correos electrónicos.
Afortunadamente, escribir un buen correo electrónico no es difícil. Incluso puede ser mucho más fácil de lo que piensas.
Reglas para escribir un buen correo electrónico
1. Sé claro
2. Hazlo breve
¿Cuánto cuesta enviar dos correos electrónicos en lugar de uno? Nada.
Entonces, ¿por qué escribir sobre un montón de temas en un solo correo electrónico? Mantenga sus correos electrónicos breves centrándose en un solo tema.
Explique su razón principal para escribir en el primer párrafo. Sea específico acerca de lo que quiere.
Kara Blackburn, profesora de MIT Sloan School of Management, dijo esto sobre la escritura de correos electrónicos: “Empiece por preguntarse qué quiere que haga la persona como resultado de este correo electrónico”.
Solo hacer esa pregunta ayudará a enfocar su correo electrónico.
3. Escriba una línea de asunto fuerte
Ochenta.
Eso es aproximadamente la cantidad de correos electrónicos que la gente de negocios recibe al día, según Radicati Group.
Imagina tu correo electrónico en una larga lista de otros correos electrónicos.
Ni siquiera tienes que imaginar eso. Solo mira tu propia bandeja de entrada.
¿Qué te hace querer abrir un correo electrónico? Tal vez el nombre de la persona que lo envía. Pero si eres como la mayoría de las personas, abrirás un correo electrónico que tenga una línea de asunto fuerte.
Su línea de asunto es como un titular en un periódico. La línea de asunto debe atraer la atención y hacer que alguien quiera leer tu correo electrónico.
Puede escribir titulares fuertes utilizando el enfoque de las "4 U" que enseñan los capacitadores de American Writers & Artists.
Las 4 U de la redacción de titulares son:
Las líneas de asunto de su correo electrónico definitivamente deberían ser útiles y ultra específicas.
Aplique las otras dos U solo cuando tenga sentido hacerlo.
Por ejemplo, si intenta que todos los correos electrónicos que envíe parezcan urgentes, ninguno de ellos parecerá realmente urgente. Además, ser demasiado único podría hacer que su correo electrónico parezca spam. ¡Ups! No queremos que eso suceda.
4. Sea cortés
¿Usarías signos de exclamación y mayúsculas en una carta formal? No me parece. Pero algunas personas piensan que está bien ser demasiado emocional en los correos electrónicos. No es.
Cálmate. Para los lectores, demasiados signos de exclamación parecerán gritos. Lo mismo es cierto para las palabras escritas en mayúsculas.
Mantenga sus correos electrónicos educados y formales. Recuerde, sus correos electrónicos pueden no ser solo para la persona a la que se los envía. Alguien puede presionar "adelante".
5. Crea el tono correcto
Un buen correo electrónico es claro y breve, pero no cortante (groseramente breve). Use la longitud de las oraciones, la puntuación y un lenguaje cortés para crear el tono correcto.
También debe usar el lenguaje correcto para cada parte del correo electrónico.
Los correos electrónicos comerciales son como cartas. Tienen un formato. Esto incluye:
El lenguaje que usa en cada parte se suma a la claridad y el tono del correo electrónico.
Saludo:
El saludo que elijas cambia dependiendo de quién sea tu audiencia. Ayuda a establecer el tono de su correo electrónico. ¿Usarías "Hola" en el saludo de un correo electrónico formal? Definitivamente no. En su lugar, comenzaría con "Estimado" y el nombre de la persona a la que le está escribiendo.
Por ejemplo:
Guarda "Hello", "Hi" y "Hey" para cuando quieras crear un tono informal.
¿Qué escribes cuando tu correo electrónico va a un grupo de personas? Algunos saludos comunes para grupos son:
Frase de apertura:
Su oración de apertura es la clave para escribir un correo electrónico claro. Una buena oración de apertura le dice al lector de qué se trata el correo electrónico.
Por ejemplo, si estás escribiendo para dar seguimiento a algo, podrías comenzar con cualquiera de estos:
¿Qué otras palabras puedes usar para escribir una buena oración inicial? Pruebe estos, seguido de su razón para escribir:
En los negocios, las personas tienden a escribir correos electrónicos a:
Lo más probable es que uno de los anteriores sea el motivo por el que escribes.
Archivos adjuntos:
Si ha adjuntado un archivo a su correo electrónico, asegúrese de decirle a la persona a la que le está escribiendo que lo ha adjuntado. Cuanto más específico seas, mejor. Ser específico se suma a la claridad del correo electrónico. Aquí hay un ejemplo:
“I’m sending you this week’s schedule as an attachment.”
También puede comenzar su oración con:
Finalizando:
Al finalizar un correo electrónico, pregúntate qué quieres que haga el lector.
Si quieres que te respondan, puedes escribir:
Si quieres que se pongan en contacto contigo si necesitan más información, puedes escribir a:
Si no quieres que hagan nada:
Clausura:
Al igual que su saludo, su cierre dependerá de qué tan bien conozca al lector. Los cierres comunes incluyen:
Es posible que haya recibido correos electrónicos con cierres como estos:
Estos cierres ayudan a crear una relación más cercana cuando ya conoces a tu lector.
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Argentina
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Francia
